Законодательство РФ содержит нормы, призванные защитить права работников, которые есть в любой организации, даже состоящей из одного генерального директора. Прием сотрудника на работу или увольнение, направление его в командировку, уход в отпуск или на лечение – все эти факты нуждаются в документировании. Правильное оформление событий, связанных с персоналом, требует составления трудовых договоров, приказов, служебных заданий, командировочных удостоверений. Необходимо учитывать происходящее в регистрационных журналах, вносить записи в личные карточки и трудовые книжки работников и т.п. Надлежащим образом вести кадровый учет обязана каждая организация любой организационно-правовой формы.
В малых организациях обязанности ведения кадрового учета могут быть возложены на бухгалтера или универсального специалиста по подбору персонала. Но ведение кадрового учета предполагает фундаментальные познания в области трудового права, которыми тот же бухгалтер не обладает. У него имеется свой обширный перечень дел, поэтому к дополнительным функциям он не может отнестись со всей ответственностью. С ростом масштабов работы организации, увеличивается потребность в профессиональном кадровом делопроизводстве. По этой причине всё больше организаций передают кадровый участок документооборота в обслуживание специализированной компании – принимают решение отдать кадровый учет на аутсорсинг.
Кадровое делопроизводство — это оружие работодателя
Организовать непрерывное, планомерное, достоверное и грамотное ведение кадрового делопроизводства – не только обязанность, исполнение которой не должно зависеть ни от масштабов деятельности, ни от организационно-правовой формы предприятия, но и мощный инструмент защиты интересов работодателя, когда этот инструмент находится в квалифицированных руках.
Зачастую понимание важности своевременного и компетентного документирования трудовых отношений появляется лишь тогда, когда возникают трудовые споры руководителя с членами коллектива или на предприятии начинается проверка контролирующих организаций.
Если нужных документов нет, судебные органы могут принять нежелательное для работодателя решение по трудовому спору, а по итогам проверки организацию или должностное лицо будут ожидать штрафные санкции.
В ходе комплекса мероприятий, называемых кадровым делопроизводством, разрабатывается локальная документация, в соответствии с которой:
- организуется управление персоналом;
- проводятся мероприятия по охране труда.
Вводятся первичные формы, использование которых обеспечивает учет:
- кадров;
- рабочего времени;
- расчетов с персоналом.
С помощью учетно-регистрационной документации достигается регламентирование трудовых правоотношений, качественный кадровый учет и охрана труда.
Кадровое делопроизводство – инструмент, который:
- определяет организационно-правовые основы отношений работника и работодателя;
- закрепляет права и обязанности сторон в трудовом процессе;
- формирует конкретные принципы корпоративных отношений;
- выстраивает отлаженную систему управления персоналом;
- исключает почву для возникновения трудовых споров.
Кадровые услуги Центра Финансового обслуживания бизнеса
При создании нового предприятия очень важно сразу организовать кадровое делопроизводство на высоком уровне. Не всегда вопросу кадрового учета уделяется должное внимание. Зачастую о нарушениях на этом участке работы руководитель узнаёт только по итогам прошедшей проверки, когда исправить что-то уже не представляется возможным. Иногда решение имеющихся проблем просто откладывается до появления свободного времени.
Не нужно увеличивать объём нерешенных задач, обратитесь в нашу компанию: мы оказываем услуги по ведению кадрового делопроизводства.
Понимание важности кадрового делопроизводства появляется, когда возникают трудовые споры руководителя с персоналом или начинается проверка органов контроля.
Мы можем:
- правильно организовать работу на вновь созданном предприятии;
- с помощью аудиторской проверки выявить и устранить нарушения;
- восстановить кадровое делопроизводство при его отсутствии;
- предложить аутсорсинг кадрового учета на предприятии заказчика;
- разработать для предприятия локальные нормативные акты.
Постановка кадрового делопроизводства «с нуля»
В состав услуг, предлагаемых в рамках постановки кадрового делопроизводства, входят:
- обучение сотрудника предприятия заказчика;
- разработка документации, касающейся кадровых вопросов.
В процессе обучения работе с кадровой документацией сотруднику будет разъяснен порядок заполнения документов. Мы расскажем ему о том, в каких ситуациях нужно оформлять тот или иной документ и какие сроки на это отведены, объясним методику внесения изменений.
Нашими специалистами будут разработаны для предприятия локальные нормативные акты, шаблоны текущих документов, документация, касающаяся охраны труда и управления персоналом, прочая учетно-регистрационная документация.
Аудит — исправим и предотвратим ошибки
Руководитель может быть уверен, что кадровый учет на его предприятии ведётся на уровне только в двух случаях:
- проведённая контролирующими органами проверка не выявила нарушений;
- высокое качество ведения делопроизводства подтверждено заключением по итогам осуществленного кадрового аудита.
В ходе кадрового аудита специалистами нашей Компании проверяется соответствие ведение делопроизводства требованиям действующего законодательства. Цель аудита – исправление выявленных нарушений и предотвращение их негативных последствий.
Потребность проведения кадрового аудита может возникнуть, если:
- сменилось руководство предприятия или лицо, ответственное за ведение документации по кадрам;
- необходимо проверить соответствие документов требованиям законодательства после произошедших в нем изменений;
- нужно подготовить документы к проверке.
Аудиту подлежит вся документация, связанная с организацией трудового процесса и управлением им.
Базовая стоимость кадрового аудита (стандартный тариф) без НДС:
| Количество сотрудников | Цена, руб. |
| 1-20 | 20 000 |
| 21-50 | 20 500– 35 000 |
| 51-100 | 35 500 – 60 000 |
| 101-200 | 60 400 – 100 000 |
| 201-300 | 100 300 – 130 000 |
| 301-400 | 130 200 – 150 000 |
| 401-500 | 150 200 – 170 000 |
| 501-1000 | 170 100 – 220 000 |
Окончательная стоимость формируется исходя из стандартного тарифа (приведенного в таблице), надбавки при наличии отраслевых особенностей ведения кадрового делопроизводства, наличии в штате иностранных граждан, места проведения аудита и пр.
Услуги разработки локальных нормативных актов
Если руководство предприятия уверено в качестве работы своей кадровой службы, но загруженность её специалистов не позволяет им самостоятельно заняться разработкой локальных нормативных актов или кадровых документов, мы предлагаем свою помощь. В этом случае предварительное проведение аудита не обязательно.
Согласно запросу заказчика, мы подготовим и предоставим документацию следующих видов:
- локальные нормативные акты;
- трудовые договоры;
- должностные инструкции;
- прочие документы, касающиеся управления персоналом;
- документы по охране труда, кадровому учету;
- учетно-регистрационные документы;
- документы, касающиеся учета рабочего времени и оплаты труда.
Восстановление документации
Восстанавливать документацию, касающуюся персонала и трудовых отношений, необходимо, если работа по её составлению и учету на предприятии не велась или велась с ошибками. Восстановлению подлежат частично или полностью утраченные документы. Проведение аудита в этом случае поможет установить объём предстоящей работы и её характер.
Стоимость услуги «Восстановление кадрового делопроизводства» может быть установлена только по результатам кадрового аудита и рассчитываться за количество документов, нуждающихся в исправлении или оформлении
Экспресс- анализ состояния кадрового делопроизводства
Экспресс анализ кадрового делопроизводства нужен тем, кто хочет:
- понять общее состояние кадровой документации компании;
- выявить типичные ошибки в ведении кадрового делопроизводства;
- оценить риски;
- подготовиться к потенциальной проверке Трудовой инспекции.
| ОПИСАНИЕ УСЛУГИ | ТАРИФ ЛАЙТ | ТАРИФ ПРОФИ | ТАРИФ ЭКСПЕРТ |
| Штатное расписание | Наличие и оформление | Наличие и оформление | Наличие и оформление |
| Трудовые договоры, должностные инструкции | Выборочно, не более 10 штук | Выборочно, не более 20 штук | Выборочно, не более 30 штук |
| Личная карточка (форма N Т-2) |
Выборочно, не более 10 штук | Выборочно, не более 20 штук | Выборочно, не более 30 штук |
| Личные дела сотрудников | Выборочно, не более 10 штук | Выборочно, не более 20 штук | Выборочно, не более 30 штук |
| Приказы по личному составу | Выборочно, не более 30 штук | Выборочно, не более 40 штук | Выборочно, не более 50 штук |
| Документы учета использования рабочего времени | Наличие | Наличие | Наличие и оформление |
| График отпусков | Наличие и оформление | Наличие и оформление | Наличие и оформление |
| Внутренние локальные нормативные акты | ПВТР, Положение о защите персональных данных | ПВТР, Положение о защите персональных данных + 2 прочих локальных нормативных акта | ПВТР, Положение о защите персональных данных + 4 прочих локальных нормативных акта |
| Хранение и оформление трудовых книжек | Проверка наличия всех книжек, оформление не более 10 штук | Проверка наличия всех книжек, оформление не более 20 штук | Проверка наличия всех книжек, оформление не более 30 штук |
| Регистрационные журналы | Наличие и оформление | Наличие и оформление | Наличие и оформление |
| Документация по охране труда | × | × | Наличие |
| Документы по ведение воинского учета | × | Наличие | Наличие и оформление |
| Срок(включая время на подготовку письменного отчета по результатам проверки кадрового делопроизводства.) | 3 дня | 5 дней | 7 дней |
| Стоимость без НДС | 12 000 рублей | 18 000 рублей | 25 000 рублей |
Схема проведения экспресс анализа кадрового делопроизводства
Шаг 1 . Выбор тарифа и заключение договора.
Шаг 2 . Заказчик согласует с Исполнителем:
- день проведения проверки кадровых документов;
- способ проведения аудита – в офисе Заказчика или дистанционно.
Шаг 3. Исполнитель предоставляет список документов необходимых для проверки кадрового делопроизводства.
Шаг 4. Заказчик предоставляет доступ к необходимым документам.
Шаг 5. Исполнитель осуществляет проверку кадрового делопроизводства в объеме соответствующем выбранному тарифу.
Шаг 6. По результатам проверки кадрового делопроизводства Исполнитель представляет Заказчику письменный отчет о состоянии ведения кадрового учета в компании.
Кадровый аутсорсинг
Руководители, которые не планируют брать в штат специалиста или создавать подразделение, занимающееся ведением документации по кадрам, могут принять решение о передаче кадрового делопроизводства под ответственность нашей организации. Центр Финансового обслуживания бизнеса возьмёт ведение этого участка работы на себя после восстановления кадрового учета на предприятии заказчика или постановки делопроизводства, если предприятие вновь создано.
Консультации по учету кадров
Мы готовы проконсультировать клиентов по многочисленным вопросам, касающимся кадрового делопроизводства, которые возникают на вашем предприятии. В состав услуги входит предоставление:
- выдержек из нормативных актов, на основании которых подготовлены ответы;
- рекомендованных унифицированных форм документов.
Отдельно заказанная консультация является платной услугой. В комплексе с другими видами услуг по кадровому делопроизводству консультация может быть платной, если касается конкретной ситуации на предприятии: трудового спора.
Подбираем кадровиков-профессионалов
Для удовлетворения потребности предприятия в специалисте-кадровике, наша компания может подобрать достойную кандидатуру. Мы имеем достаточный опыт для объективной оценки деловых и профессиональных качеств кандидатов, чтобы подобрать для вас хорошего работника.
Последовательность внедрения системы аутсорсинга
Проанализировав деятельность собственной организации, руководство очень часто приходит к выводу, что предложения аутсорсинговой компании выгодны, и имеется потребность в использовании её услуг.
Внедрить систему аутсорсинга поможет предлагаемая схема действий:
- Руководство организации принимает принципиальное решение о передаче кадрового учета на аутсорсинг.
- Определяется объём функций, передаваемых на аутсорсинг, и перечень требований, которые будут предъявляться к работе аутсорсинговой компании. Сформулированные предложения согласовываются с руководителями организации.
- Проводится исследование рынка услуг аутсорсинга с целью выбора оптимального провайдера.
- Организацией составляется и принимается Положение, утверждающее нормы ведения кадрового делопроизводства и порядок обработки персональных данных сотрудников.
- Все сотрудники организации должны ознакомиться с содержанием Положения под роспись.
- Сотрудников Компании уведомляют о том, что ведение кадрового делопроизводства передаётся специализированной фирме, следовательно, необходимые для работы персональные данные работников станут ей известны. Персоналу разъясняется суть происходящих в Компании перемен. Согласие на передачу своих персональных данных все сотрудники должны подтвердить письменно.
- Между организацией и фирмой-аутсорсером на основании гл. 39.ГК РФ заключается договор об оказании услуг, а также договор о применении режима конфиденциальности в отношении полученных сведений.
- По организации издается Приказ о том, что функции ведения кадрового учета переданы сторонней организации. До сотрудников организации содержание Приказа должно быть доведено под роспись.
Стоимость услуги «Ведение кадрового делопроизводства»
| Количество работников | Цена без НДС, руб. в месяц | Стоимость расчета каждого дополнительного работника, руб. в месяц | ||
| От | До | От | До | |
| 1 | 20 | 10000 | ||
| 21 | 100 | 10200 | 26000 | 200 |
| 101 | 300 | 26200 | 56000 | 150 |
| 301 | 500 | 56150 | 76000 | 100 |
| 501 | 76100 | 80 | ||
Перечень услуг, в рамках пакета «Ведение кадрового делопроизводства»:
- прием работника (приказ, трудовой договор, должностная инструкция);
- подготовка штатного расписания;
- изменение штатного расписания;
- оформление изменения размера заработной платы работника (приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору);
- оформление изменения должности работника (приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору);
- оформление выплаты работнику премии;
- оформление предоставления работнику отпуска (приказ);
- оформление направления работника в служебные командировки;
- оформление больничного листа работника;
- создание журнала движения трудовых книжек;
- заполнение трудовых книжек;
- увольнение работника (приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору при увольнении по соглашению сторон);
- образцы заявлений;
- ведение личной карточки Т-2;
- формирование графика отпусков;
- положение о защите персональных данных;
- правила внутреннего трудового распорядка.